Zapytanie ofertowe – usługa przeprowadzenie audytów zewnętrznych trzech projektów PFRON

Data ogłoszenia: 09.01.2024 r.
Termin składania ofert: 16.01.2024 r. 23:59

Treść zapytania:

I. Nazwa i adres zamawiającego

Zamawiający: Fundacja Avalon – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym

Adres zamawiającego: ul. Domaniewska 50a, 02-672 Warszawa

II. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi przeprowadzenia audytu 3 projektów pn.: „Aktywność kluczem do Niezależności”, „Wiedza i świadomość kluczem do niezależności”, “(Nie)pełnosprawni, (NIE)zauważalni”,
2. współfinansowanych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
3. Audyty w/w projektów powinny obejmować okres od 01.04.2023 r. do dnia rozpoczęcia audytu zewnętrznego.

1. Projekt pn. AKTYWNOŚĆ KLUCZEM DO NIEZALEŻNOŚCI:
   Projekt wieloletni realizowany w ramach konkursu: Sięgamy po sukces (konkurs 1/2021);
   Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000848/07/D z dnia 23 czerwca 2022 r., aneksowany dla drugiego okresu finansowania – aneks nr 2 z dnia 10 sierpnia 2023;
   Okres realizacji projektu: od 01.04.2022 r. do 31.03.2025 r. – audytowi podlega drugi okres rozliczenia finansowego na kwotę 631 888,14 zł (całkowita wartość projektu w drugim okresie finansowania).
2. Projekt pn. (NIE)PEŁNOSPRAWNI, (NIE)ZAUWAŻALNI:
   Projekt realizowany w ramach konkursu: Działamy razem (konkurs 1/2022);
   Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000884/07/D z dnia 24 maja 2023 r.;
   Okres realizacji projektu: 03.04.2023 r. – 31.03.2024 r. – Audytowi podlega jeden okres rozliczenia finansowego na kwotę 1 500 000,00 zł (całkowita wartość projektu).
3. Projekt pn. WIEDZA I ŚWIADOMOŚĆ KLUCZEM DO NIEZALEŻNOŚCI:
   Projekt wieloletni realizowany w ramach konkursu: Pokonamy bariery (konkurs 1/2020);
   Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000730/07/D z dnia 7 maja 2021, aneksowana dla trzeciego okresu finansowania – aneks nr 4 z dnia 25 maja 2023;
   Okres realizacji projektu: 01.04.2023 r. – 31.03.2024 r. – audytowi podlega trzeci (ostatni) okres rozliczenia finansowego na kwotę 160 166 zł (całkowita wartość projektu w trzecim okresie finansowania).

III. Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego

Audyty należy przeprowadzić, zgodnie z Wytycznymi dotyczycącymi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (zwane dalej „Wytycznymi” dostępnymi pod niżej podanymi linkami).

1. Sięgamy po sukces (konkurs1/2021)
2. Działamy razem (konkurs 1/2022)
3. Pokonamy bariery (konkurs 1/2020)

IV. Raport/sprawozdanie audytu zewnętrznego

1. Wykonawca po przeprowadzonym audycie, zobowiązany jest do przekazania zamawiającemu raportu/sprawozdania.
2. Jednostka audytowana ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
3. Raport należy sporządzić zgodnie z „Wytycznymi” dostępnymi w powyższych linkach.
4. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:

1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
5. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. okres objęty audytem zewnętrznym,
10. cel audytu zewnętrznego,
11. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. ustalenia stanu faktycznego,
15. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.

5. Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

V. Wybór audytora:

1. O udzielenie zlecenia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne doświadczenie oraz dysponują osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
2. Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty:

1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;
2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty);
3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych;
4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego;
5. skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

3. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:

1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania;
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania;
3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.
5. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytów zobligowany jest do złożenia aktualnego odpisu z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS-u (maksymalnie sprzed trzech miesięcy od daty złożenia oferty lub aktualny wydruk z portalu ekrs.ms.gov.pl lub ceidg.gov.pl)
6. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:

1. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;
2. jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
3. w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
4. osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);
5. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
6. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;
7. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.

7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim niepozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
8. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia będą stanowiły załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do „Wytycznych” i jest dostępny pod poniższym linkiem – oświadczenia będą wymagane na etapie podpisywania umowy na wykonanie zamówienia.
   

VI. Termin wykonania zamówienia

1. Termin przeprowadzenia audytów – od 12 do 29 lutego 2024 roku.
2. Termin przygotowanie raportów/sprawozdań oraz dostarczenia ich do siedziby Zamawiającego – do 11 marca 2024 roku.

VII. Opis sposobu przygotowania ofert:

1. Oferta winna być sporządzona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę (osoby) upoważnione do wystąpienia w imieniu Wykonawcy. Załączniki (skany) należy podpisać i opieczętować.
3. Zamawiający dopuszcza złożenie przez każdego Oferenta tylko jednej oferty.
4. Ofertę należy złożyć w języku polskim.
5. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
6. Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub zapytaniem ofertowym, spowoduje odrzucenie oferty.
7. Wraz z formularzem ofertowym należy złożyć:

1. wykaz przeprowadzonych audytów – załącznik nr 2 do niniejszego zapytania;
2. wykaz osób uczestniczących w audycie – załącznik nr 3 do niniejszego zapytania;
3. dokumenty potwierdzające kwalifikację i doświadczenie osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytów, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytów;
4. aktualne zaświadczenie o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS.

VIII. Sposób obliczenia ceny do oferty:

1. Wykonawca określi cenę zamówienia w PLN cyfrowo i słownie uwzględniając należny podatek VAT. Cenę zamówienia należy określić w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania (należy wskazać ceny poszczególnych audytów oraz łączną kwotę zamówienia).
2. Cena podana przez Wykonawcę dotyczy przeprowadzenia audytów i musi zawierać wszystkie koszty wykonania przedmiotu zamówienia oraz ewentualne upusty oferowane przez wykonawcę.

IX. Sposób i termin złożenia oferty:

1. Ofertę należy przesłać do dnia: 16.01.2024 r. do godziny 23:59 w formie elektronicznej na adres: [email protected]
2. W temacie wiadomości należy wpisać: Zapytanie ofertowe – audyty projektów PFRON.
3. Oferty złożone po terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.

X. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty:

1. Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada czy wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w zapytaniu ofertowym.
2. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
   

a) Cena (C)
Kryterium oceniane będzie na podstawie ceny brutto za wykonanie całości zmówienia określonej w formularzu ofertowym.
W tym kryterium można maksymalnie uzyskać 50 pkt.
Liczba punktów w kryterium cena zostanie obliczona wg następującego wzoru:

C = Cmin / Co x 50 pkt
Gdzie:
Cmin – najniższa cena spośród nieodrzuconych ofert
Co – cena ocenianej oferty

b) Doświadczenie (D):

• 0 audytów projektów PFRON – 0 pkt. (D1)
• od 1 do 3 audytów projektów PFRON – 10 pkt. (D1)
• od 4 do 6 audytów projektów PFRON – 20 pkt. (D1)
• 7 i więcej audytów projektów PFRON – 30 pkt. (D1)
• na rynku krócej niż od styczeń 2023 – 0 pkt. (D2)
• na rynku dłużej niż od styczeń 2023 – 20 pkt. (D2)
  Kryterium oceniane będzie na podstawie informacji zawartych załączniku nr 1 oraz w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
  W tym kryterium można maksymalnie uzyskać 50 pkt.
  Liczba punktów w kryterium doświadczenie zostanie obliczona wg następującego wzoru:

D = D1 + D2
Gdzie:
D1 – doświadczanie z zakresu przeprowadzania audytów projektów PFRON
D2 – doświadczenie związane z okresem działalności na rynku

3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów (P) wyliczoną wg poniższego wzoru:

P = C + D
Gdzie:
P – łączna liczba punktów oferty ocenianej
C – liczba punktów uzyskanych w kryterium cena
D – liczba punktów uzyskanych w kryterium doświadczenie

XI. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1. Negocjacji z Wykonawcą, gdy zostanie złożona jedna oferta, która będzie odbiegać od założeń budżetowych projektu.
2. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i doświadczenia, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
3. Po wyborze Wykonawcy, podjęcie rozmów w celu odpowiedniego uszczegółowienia warunków realizacji zamówienia.

XII. Pozostałe informacje istotne w toku zamówienia:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego zapytania bez podania przyczyny.
2. Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).
3. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.
4. Otwarcie ofert nastąpi 17.01.2024 r.
5. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi do dnia 19.01.2024 r.
6. Zamawiający powiadomi wszystkich wykonawców, którzy złożą oferty o wynikach postępowania wiadomością przesłaną pod adresy e-mail wskazane w złożonych formularzach ofertowych.

XIII. Sposób upublicznienia zapytania ofertowego:

Zapytanie ofertowe zostanie umieszczone w siedzibie Zamawiającego na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej pod adresem www.fundacjaavalon.pl

XIV. Osoba do kontaktu:

Osoba do kontaktu z oferentami/wykonawcami: p. Aneta Bruzda, tel. 605 298 666, e-mail: [email protected]

Załączniki: