Stanowisko Fundacji Avalon w sprawie udostępniania danych podatników przekazujących 1%

Prezentujemy stanowisko Łukasza Wielgosza, członka zarządu Fundacji Avalon, będące odpowiedzią na dyskusję na jednej z grup w serwisie Facebook dotyczącą mechanizmu przekazywania przez OPP środków na subkonta oraz tego, jakie dane przy tej okazji organizacje mogą ujawniać swoim beneficjentom.

Szanowni Państwo,

Od kilku dni obserwuję dość burzliwą dyskusję na temat sposobu księgowania 1% podatku na subkontach oraz tego, jakie organizacje jakie dane udostępniają.

Ponieważ w Fundacji Avalon od zawsze zależy nam na transparentności i działalności zgodnej z prawem i przyjętymi normami, postanowiłem opisać jak to wygląda z perspektywy osoby zarządzającej fundacją.

Przepraszam, jeżeli ten opis będzie w pewnych miejscach może przydługi, ale zależy mi na kompleksowym wyjaśnieniu całego zagadnienia.

Jak przekazywany jest 1% podatku do organizacji i jakie dane organizacja otrzymuje?

Jak zapewne Państwo wiecie proces przekazywania 1% podatku na subkonta jest rozciągnięty w czasie od stycznia do, w przypadku Fundacji Avalon, października.

W okresie od 1 stycznia do 30 kwietnia podatnicy rozliczają się z urzędami skarbowymi przekazując w deklaracjach informację, komu chcą przekazać 1% podatku.

W okresie 1 do 31 maja podatnicy mają prawo do złożenia korekty – W tym czasie mają również prawo, w ramach korekty, wskazać OPP i cel szczegółowy, jeżeli wcześniej tego nie zrobili.

Do 30 lipca, z reguły, organizacje otrzymują z Centrum Rozliczeniowego w Bydgoszczy, w ramach zbiorczego przelewu, środki (taki proces funkcjonuje od 2020 roku), które podatnicy zadeklarowali do przekazania w ramach odpisu 1% podatku. Zdarza się, że ten zbiorczy przelew jest uzupełniany przez pojedyncze przelewy bezpośrednio z urzędów skarbowych właściwych dla podatnika.

We wrześniu (z naszego doświadczenia wynika, że w ostatnich dniach września), zgodnie z art. 45 c. ust. 5 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2021.1128), naczelnik urzędu skarbowego właściwego dla OPP przekazuje płytę z celami szczegółowymi. Taka płyta zawiera również dane tych podatników, którzy w swoich zeznaniach podatkowych zaznaczyli zgodę na przekazanie swoich danych do OPP. Tu należy zwrócić uwagę na bardzo ważny aspekt. Podatnik wyraża zgodę na przekazanie swoich danych jedynie do OPP. Niestety, OPP nie ma prawa udostępniać tych danych nikomu innemu. Nawet swoim podopiecznym, którzy zostali wskazani jako cel szczegółowy w zeznaniu podatnika. Mówi o tym w swojej decyzji UODO: https://uodo.gov.pl/pl/138/1387

Jeżeli podatnik zgodził się na przekazanie danych, to organizacja, zgodnie z cytowanym powyżej artykułem 45 updof, otrzymuje następujący zestaw informacji:

1. dane identyfikacyjne podatnika (imię, nazwisko i adres, a w przypadku przedsiębiorstwa w spadku – dane tego przedsiębiorstwa), w tym obojga małżonków, którzy na wniosek podlegają łącznemu opodatkowaniu,
2. wysokość kwoty przekazanej na rzecz organizacji,
3. przeznaczenie kwoty, czyli cel szczegółowy

Takie zestawienie dostaje KAŻDA organizacja, więc nie ma możliwości, by organizacje nie wiedziały jacy podatnicy przekazali 1% (o ile wyrazili oni zgodę na przekazanie danych). Nie jest również prawdą, że organizacja otrzymuje od urzędu skarbowego tylko przelew. Zawsze jest przekazywana później lista z celami szczegółowymi i danymi podatników.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi UODO, te dane nie mogą zostać przekazane dalej do podopiecznych.

Często słyszy się o tym, że pewien zestaw danych nie jest danymi osobowymi. Czym są zatem dane osobowe? Wg powszechnie obowiązującej definicji dane osobowe to wszelkie informacje o osobie fizycznej pozwalające na ustalenie jej tożsamości (zidentyfikowanie). Można by więc powiedzieć, że imię i powiat to nie są dane osobowe. Dla większości obywateli zapewne nic by nie powiedziało Łukasz, pow. piaseczyński, ale dla osoby, która mnie zna i apelowała do mnie, bym przekazał jej 1% mojego podatku, to są już dane, które pozwalają mnie zidentyfikować, a więc są traktowane jako dane osobowe.

Często również pytacie Państwo w naszej Fundacji, dlaczego nie możemy przekazać chociaż skrawka informacji, które pozwolą na identyfikację. No właśnie dlatego, że pozwolą na identyfikację.

Musicie mieć Państwo świadomość, że przekazanie przez nas danych osobowych wbrew obowiązującemu prawu może narazić Fundację na olbrzymie kary finansowe, a może nawet w dalszej konsekwencji na utratę statusu OPP, co uniemożliwiłoby wszystkim naszym podopiecznym apelowanie o 1% podatku.

Dane podatników, a dane urzędu skarbowego.

Mam wrażenie, że w ubiegłym roku, w związku z wprowadzeniem jednego przelewu z Centrum Rozliczeniowego w Bydgoszczy, pojawił się wśród osób będących beneficjentami subkont pewien problem ze zrozumieniem zaistniałej sytuacji. Wynika on prawdopodobnie z narracji niektórych organizacji, które nie do końca dobrze wyjaśniały zaistniałą zmianę. Otóż w ubiegłym roku faktycznie OPP przestały otrzymywać informację z jakiego urzędu skarbowego pochodzi dana wpłata. Nie ma to jednak nic wspólnego z danymi osobowymi podatników, gdyż te dane OPP nadal otrzymuje. Nie jest również prawdą, że na liście otrzymanej z urzędu skarbowego jest tylko jedna zbiorcza wpłata. Pragnę temu stanowczo zaprzeczyć. Te dwie rzeczy nie mają ze sobą nic wspólnego.

Czy wobec tego nie da się dowiedzieć czy wpłata jest na moim subkoncie?

Nie wiem, jak to funkcjonuje w innych fundacjach. Mogę wypowiedzieć się jedynie w imieniu naszej. Od lat tłumaczymy naszym podopiecznym i zachęcamy ich do tego, by w przypadku, w którym brakuje im jakiejkolwiek wpłaty lub nie są pewni, czy ją otrzymali, od razu się z nami kontaktowali. Dlaczego? Ponieważ zależy nam na tym by jak najwięcej wpłat trafiło na właściwe subkonta zgodnie z wolą podatnika. Pamiętajmy jednak, że aby 1% podatku trafił na subkonto z urzędu skarbowego, podatnik musi wszystko wypełnić w terminie, nie może mieć żadnych zaległości, nie może odroczyć podatku itp. Często podatnicy nawet nie zdają sobie sprawy, że ich 1% finalnie mógł nie trafić na subkonto, bo wydaje im się, że wszystko zrobili prawidłowo.

Jak może wyglądać proces poszukiwania wpłaty?

W naszej Fundacji, gdy zgłasza się do nas nasz beneficjent z informacją, że brakuje mu wpłaty od konkretnej osoby, najpierw sprawdzamy i upewniamy się, czy jednak nie została zaksięgowana już na jego subkoncie (ponieważ nie widzi danych, mógł po prostu tej wpłaty nie odnotować). Gdy okazuje się, że tej wpłaty tam nie ma, sprawdzamy czy dany podatnik znajduje się na listach przekazanych nam przez urząd skarbowy, ale z jakichś powodów nie został przypisany do właściwego subkonta ( o samym procesie księgowania wpłat na subkonta pozwolę sobie napisać trochę później). Gdy te poszukiwania nie przyniosą oczekiwanego skutku, prosimy beneficjenta, by – jeżeli to możliwe – przysłał nam skan lub zdjęcie zeznania podatkowego danego podatnika (nie całego, a jedynie wybrane fragmenty). Dlaczego tego potrzebujemy? Ponieważ dzięki temu możemy złożyć do urzędu skarbowego prośbę o wyjaśnienie, dlaczego dana wpłata nie została nam przekazana. Bez pokazania urzędowi skarbowemu skanu deklaracji podatkowej podatnika nikt nie będzie chciał z nami rozmawiać.

Często padają w takich sytuacjach ze strony beneficjentów zażalenia, że nie mają oni dostępu do zeznania podatkowego. Niestety, bez tego nie jesteśmy w stanie nic zrobić. Jednocześnie zaznaczam, że może się do nas zgłosić każdy podatnik z zapytaniem, czy jego wpłata została zaksięgowana na wybranego podopiecznego.

Pojawiają się również zażalenia, że podopieczni nie znają imienia i nazwiska podatnika, żeby się z nim skontaktować, albo nie są w stanie powiedzieć, od ilu podatników powinni mieć wpłaty. My również tego nie wiemy. Ale jeżeli jakiś beneficjent go nie zna i nie zna listy osób, od których powinien otrzymać wpłaty, to nawet jeżeli te dane byłyby dla niego widoczne, również nie byłby w stanie określić czy to wszystkie wpłaty.

Staramy się jak możemy, ale nie jesteśmy w stanie pewnych procedur pominąć, jeżeli nie są one zależne od nas.

Zachęcamy bardzo mocno do tego, by próbować utrzymywać dobre relacje i znać swoich darczyńców czy też podatników, którzy deklarują przekazanie 1% podatku właśnie na to konkretne subkonto. Wiem, że to często bardzo trudne, ale bez pewnych informacji nie jesteśmy w stanie nic zrobić.

Jeżeli na którymkolwiek etapie, brakującą wpłatę uda się odnaleźć jest ona od razu księgowana na subkonto beneficjenta.

Jak księgujemy 1% podatku w Fundacji Avalon?

Jak już wcześniej wspomniałem, chciałbym Państwu również wyjaśnić proces księgowania wpłat z 1% podatku.

W naszej Fundacji korzystamy z bardzo zaawansowanego systemu do obsługi subkont. Jest on efektem wielu lat pracy, które pozwoliły na dopracowanie algorytmów, które w sposób automatyczny pozwalają na szybkie księgowanie dużej ilości operacji. Dla przykładu, w tym roku Fundacja otrzymała z naszego urzędu skarbowego listę z celami szczegółowymi zawierającą 555 186 wpłat. Gdy tylko tę płytę otrzymaliśmy, pracownicy naszego Działu Subkont zajęli się odpowiednim przygotowaniem danych, by wprowadzić je do systemu. W ciągu 13 godzin nasz system w sposób automatyczny przypisał do właściwych subkont około 533 tysiące wpłat. Był to absolutny rekord. Niestety, nie mogliśmy jeszcze opublikować tych wpłat. Dlaczego? Ponieważ wiedzieliśmy, że nadal są wpłaty, które system „zostawił” nie przypisując automatycznie do subkont, gdyż nie był w stanie ich odpowiednio dopasować. Tu wkracza, jak zwykle, ludzkie oko. Nasi pracownicy zajęli się przez następnych 5 dni ręcznym przeglądaniem tych wpłat – operacja po operacji. Każda z około 22 tysięcy wpłat była analizowana przez dwóch różnych pracowników, którzy próbowali, wpisując różne kombinacje błędnie pisanych nazwisk lub numerów subkont, znaleźć odpowiednie dopasowanie. Dzięki tej żmudnej pracy udało nam się przypisać do właściwych subkont kolejne około 18 tysięcy wpłat.

Z dumą możemy więc powiedzieć, że w tym roku udało nam się przypisać 99,2% łącznej kwoty, otrzymanej od podatników.

Następnie zajęliśmy się dopisywaniem otrzymanych w czasie księgowania 1% darowizn, wyksięgowaniem wypłaconych w tym czasie wniosków (mimo, że przypisywanie 1% było absorbujące, nie wstrzymaliśmy się z wypłatą dofinansowań czy realizacją innych zleceń np. ulotek). Finalnie, po 10 długich dniach, a często nocach wykraczających poza zwykły etat, udało nam się opublikować informację o tym, ile kto zebrał z 1% podatku na swoje subkonto.

Dlaczego transparentność i postępowanie zgodnie z prawem jest tak istotne?

Możecie Państwo nie zdawać sobie z tego sprawy, ale mechanizm 1% podatku został pierwotnie opracowany jako wsparcie instytucjonalne przynależne jedynie dla organizacji. Dopiero po pewnym czasie wprowadzono cele szczegółowe, które umożliwiły przekazywanie środków na subkonta. Do dziś istnieje, jednak, grupa osób i organizacji, które bardzo głośno agitują na rzecz tego, by mechanizm subkont został zakazany. Właśnie dlatego tak bardzo dbamy w Fundacji Avalon, by zawsze postępować transparentnie i zgodnie z prawem, aby nikt z tych osób nie mógł nam i naszym podopiecznym niczego zarzucić. Kierujemy się tą zasadą nie tylko w przypadku omawianej tutaj kwestii ochrony danych osobowych ale także np. przy realizacji dofinansowań. Czasami wiąże się to z pewnymi wyrzeczeniami lub ograniczeniami, ale wolimy odmówić i pewnych rzeczy nie zrobić, niż później żałować, że np. pokazaliśmy zbyt dużo danych, przez co przyczyniliśmy się do tego, że ktoś ma argument za tym, by zakazać prowadzenia subkont.

W naszej ocenie jakiekolwiek próby naginania prawa lub wygodnej dla siebie interpretacji przepisów są niebezpieczne i nieodpowiednie z uwagi na stabilność całego systemu, który staramy się wszyscy budować na równi z zaufaniem darczyńców, oczekujących od organizacji przejrzystości działań i poszanowania prawa. Tego typu praktyki mogą finalnie obrócić się przeciwko nam wszystkim.

Wytrwałym, którzy dotarli do końca mojej wypowiedzi, gratuluję i mam nadzieję, że pewne rzeczy stałe się jaśniejsze. Tak jak już podkreślałem, zależy nam przede wszystkim na sprawnym działaniu dla dobra naszych podopiecznych, ale to działanie nie może być za wszelką cenę. Stawiamy przede wszystkim na działalność długofalową, a nie na szybkie „zapunktowanie” w oczach podopiecznych poprzez nierozważne decyzje. Uważamy, że zawsze należy postępować zgodnie z obowiązującym prawem.

Co jeszcze można zrobić?

W obecnym stanie prawnym niewiele. Niemniej, jako Fundacja Avalon, w najbliższych dniach zamierzamy podjąć stosowne kroki, które będą zmierzały do obrony interesów wszystkich Państwa. Już w ubiegłym roku, wystosowaliśmy petycję do Ministerstwa Finansów, podpisaną przez 5430 osób i szereg organizacji, w celu przywrócenia informacji o urzędach skarbowych. Niestety, petycja okazała się nieskuteczna.

W tym roku nie zamierzamy się poddać i będziemy wnioskowali do Ministerstwa Finansów o taką zmianę druku PIT, która umożliwi podatnikowi zaznaczenie dodatkowej zgody na przekazanie danych bezpośrednio do subkontowicza. Drugą interwencją będzie pismo do Prezesa UODO, by jednoznacznie określił, jaki zestaw spośród zaproponowanych danych organizacja może przekazać swoim podopiecznym. Liczymy bardzo mocno na Państwa poparcie w tej sprawie i zaangażowanie innych osób, które poprą nasze działania. Wierzymy, że razem będziemy mogli zdziałać jeszcze więcej dla osób potrzebujących pomocy.

Pozdrawiam Wszystkich Państwa bardzo serdecznie życząc Państwu i Państwa rodzinom zdrowia!

Łukasz Wielgosz

Członek Zarządu Fundacji Avalon