Regulamin uczestnictwa stacjonarnie i on-line w V Konferencji Sekson – o seksualności i rodzicielstwie osób z niepełnosprawnością ruchową, 14-15.10.2023 r., Warszawa

§1. Zasady Ogólne 

1. Definicje

a) Konferencja – V Konferencja Sekson – konferencja o seksualności i rodzicielstwie osób z niepełnosprawnością ruchową, która odbędzie się w dniach: 14.10.2023 do 15.10.2023 roku w: CIC Warsaw, przy ulicy Chmielnej 73 w Warszawie.

b) Organizator – Fundacja Avalon – Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym, ul. Michała Kajki 80/82/1 Warszawa, KRS 0000270809.  

c) System Rejestracji (zwany dalej Systemem) – formularz internetowy w platformie internetowej Gridaly umożliwiający obsługę procesu rejestracji uczestników na Konferencję. 

d) Użytkownik – każda osoba wykorzystująca System do dokonania rejestracji na Konferencję. 

e) Uczestnik – osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, która za pomocą Systemu Rejestracji prawidłowo zarejestrowała się na konferencję najpóźniej w terminie do dnia 7.10.2023 r.

f) Uczestnik online- osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, która za pomocą Systemu Rejestracji prawidłowo zarejestrowała się na Konferencję.

g) Bilet – potwierdzenie udziału uczestnika w Konferencji. 

h) Osoba trzecia – osoba zgłaszająca za pomocą Systemu Rejestracji, udział w konferencji Uczestnika.

2. Informacje dodatkowe

a) Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się na stronie internetowej konferencji: www.sekson.pl 

b) Zakres działania Systemu Rejestracji obejmuje usługę polegającą na przechowywaniu w bazie danych rejestracji Użytkownika, Uczestnika i Uczestnika on-line, a także obsłudze tej rejestracji przez Organizatora. 

c) Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu nie odbiegają od wymagań technicznych dotyczących korzystania z sieci Internet. Użytkownik musi posiadać komputer lub telefon z dostępem do sieci Internet wraz z oprogramowaniem umożliwiającym przeglądanie jej zasobów.  

d) Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników. 

§2. Warunki uczestnictwa 

1. Warunkiem udziału w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji wyłącznie za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego w Systemie dokonanego najpóźniej w terminie do dnia 7.10.2023 r. Link do Systemu dostępny na stronie internetowej Konferencji. 
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów oraz/lub programu Konferencji, z przyczyn od niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora. 
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji z przyczyn od niego niezależnych.   Jednocześnie Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją. 
4. Liczba bezpłatnych biletów uprawniających do udziału w Konferencji jest ograniczona. O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
5. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego przez Organizatora i okazania go na każde wezwanie Organizatora lub osób upoważnionych przez Organizatora, przez cały czas trwania konferencji.  
6. Uczestnik, Uczestnik on-line zobowiązują się podczas Konferencji do zachowania kultury osobistej, poszanowania praw innych Uczestników i Uczestników on-line oraz innych osób. Wszelkie komentarze nie mogą obrażać w jakikolwiek sposób żadnych osób, zabronione jest wypowiadanie się i komentowanie w sposób wulgarny obraźliwy oraz naruszające jakiekolwiek normy społeczne i moralne.

§3. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji 

1. Rejestracja uczestnictwa stacjonarnego w Konferencji rozpoczyna się od 01.09.2023 r.  i trwa do wyczerpania puli biletów, ale nie dłużej niż do 7.10.2023 r. W sytuacji wyczerpania puli miejsc Organizator zastrzega sobie prawo wstrzymania rejestracji uczestnictwa w terminie wcześniejszym niż 7.10.2023 r.
2. Rejestracja uczestnictwa stacjonarnego i uczestnictwa on-line w Konferencji odbywa się wyłącznie on-line za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na platformie internetowej Gridaly: https://v-konferencja-sekson.gridaly.com/info lub poprzez aplikację Gridaly.
3. Uczestnik, Uczestnik on-line w formularzu rejestracyjnym ma możliwość zaznaczenia czy chce wziąć udział w zapisach na warsztaty, odbywające się on-line podczas konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo wstrzymania rejestracji na warsztaty w sytuacji wykorzystania przysługującej danym warsztatom puli miejsc.    
4. W celu poprawnej rejestracji w Systemie Użytkownik zobowiązany jest uzupełnić wszystkie pola oznaczone symbolem (*). 
5. Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe. 
6. Aby ukończyć rejestrację, Uczestnik, Uczestnik on-line musi złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z i akceptacji treści niniejszego Regulaminu oraz wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach związanych z realizacją Umowy. 
7. Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem otrzymania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji – Bilet.  
8. Uczestnik ma obowiązek potwierdzić mailowo swój udział w Konferencji do dnia 10.10.2023 r. Brak potwierdzenia uczestnictwa w wyżej wskazanym terminie skutkuje anulowaniem rezerwacji.
9. Organizator wyśle Uczestnikowi wiadomość mailową oraz SMS-owej z przypomnieniem o konieczności potwierdzenia udziału w Konferencji nie później niż do 10.10.2023 r.
10. Organizator ma prawo przekazać miejsca na Konferencji z niepotwierdzonych rezerwacji Uczestnikom znajdującym się na liście rezerwowej.
11. Organizator wyśle wiadomość mailową o anulowaniu rezerwacji miejsca na Konferencję, w przypadku, gdy rezerwacja nie została potwierdzona.

§ 4. Zgoda na wykorzystanie wizerunku

1. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika, Uczestnika on-line zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora i podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników, Uczestników On-lin we wszystkich materiałach promocyjnych  i marketingowych, prasowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych. 
2. Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji lub innej zarządzanej przez Organizatora oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, prasowych, a także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora, z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie. 

§ 6. Postanowienia końcowe 

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Fundacja Avalon Bezpośrednia Pomoc Niepełnosprawnym, ul. Michała Kajki 80/82 lok 1, 04-620 Warszawa. Kontakt z administratorem możliwy jest pod nr tel. 22 266 82 36 lub email: [email protected] Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych możliwy jest za pomocą email: [email protected] 
2. Dane osobowe Uczestnika zawarte w formularzu zgłoszenia udziału w Konferencji zebrane przez Organizatora przetwarzane są w celu przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu. 
3. Dane osobowe Uczestnika nie będą przekazywane innym administratorom danych bez jego wiedzy i zgody.  
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, a Uczestnik ma prawo do dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich poprawiania. 
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail i numeru kontaktowego podanego podczas rejestracji na Konferencję celem powiadamiania uczestników Konferencji m.in. o zmianach programu Konferencji lub Regulaminu. 
6. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obiektu, obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych. 
7. Uczestnicy nie mają prawa do rejestracji (audio i/lub video) wystąpień prelegentów oraz warsztatów.
8. Uczestnik, Uczestnik on-line przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez Organizatora, iż Uczestnik, Uczestnik on-line narusza zapisy Regulaminu Konferencji, Organizator uprawniony jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Konferencji i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Konferencji lub budynku i terenu, w którym organizowana jest Konferencja. W przypadku naruszenia zapisów Regulaminu prze Uczestnika on-line Organizator jest uprawniony do zablokowania możliwości kontynuowania uczestnictwa w Konferencji on-line.
9. Organizator zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w Regulaminie. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie, każdy Uczestnik, który zarejestrował się na Konferencję, powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu, Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres [email protected]. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 5 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin. 
10. Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem: ul. Domaniewska 50a, 02-671 Warszawa, pod nr telefonu: 22 349 97 71, 666-324-329 oraz poprzez pocztę elektroniczną pod adresem: [email protected] 
11. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora. 
12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji. 
13. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją. 
14. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem poniższego regulaminu wydarzenia. 
15. Organizator zapewnia wsparcie osobie z niepełnosprawnością przy poruszaniu się po terenie Konferencji oraz spożywaniu posiłków. Organizator nie zapewnia wsparcia przy czynnościach toaletowych.
16. Organizator nie wydaje certyfikatów oraz zaświadczeń o udziale w Konferencji.